Como faço a gestão das minhas tarefas?

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É impossível não sentir o peso do tanto que temos para fazer: elaboramos listas e quase ficamos sem fôlego, ou tentamos lembrar-nos de tudo de cabeça e perdemos o fio à meada.

Gerir tarefas: a solução para acabar com a desorganização, para fazer tudo, fazer bem e acabar com a sensação desconcertante que nos acompanha a cada momento e nos faz perguntar, quase em permanência, se estaremos a orientar bem os nossos afazeres e se conseguiremos alguma vez, neste mundo desconchavado, chegar ao fim das nossas listas.

Gerir tarefas: a derradeira conquista de quem se diz produtivo.

Gerir tarefas: bonito na teoria, mas quase infazível na prática.

Ao longo de vários anos usei vários métodos e poucos se revelaram frutíferos. Experimentei, testei, mudei, fiz e refiz e demorou muito (demasiado…) tempo até que acertasse em algo que realmente fazia sentido para mim.

Tarefas do Outlook? Check! Só que, apesar de o Outlook ser quase imbatível na gestão do correio eletrónico, a área de gestão de tarefas é complexa e confusa, pelo menos foi o que eu achei.

Excéis fabricados por mim? Check! Também não surtiram o efeito pretendido.

Todoist integrado com o Outlook? Check! Este foi, sem dúvida, o método com melhores resultados desde que comecei a testar opções nesta área. Só que, passado algum tempo, as versões de ambas as aplicações entraram em conflito e tive de abandonar o sistema…

Trello? Check! Só tenho bem a dizer desta aplicação. Ajudou-me muito neste campo e é excelente para pessoas muito visuais e que gostam da possibilidade de mover e arrastar tarefas com facilidade. Irei dedicar-lhe um post mais à frente.

Todas estas experiências ensinaram-me o seguinte: por mais que eu queira gerir as minhas tarefas e realizá-las dentro dos prazos estipulados, se eu não estiver de bem com essas mesmas tarefas, elas nunca irão realizar-se. Ou seja, por muito que eu as registe e as calendarize, se não houver determinação, ou estímulo suficiente, para as completar, elas nunca serão feitas. Houve tarefas que se arrastaram no tempo por causa disso. (Chefe, espero que não estejas a ler isto…)

Assim, a lição a retirar é esta: a única forma de conseguir que uma tarefa se faça é a vontade de a fazer e não o facto de ela estar registada e calendarizada numa qualquer aplicação. Verdade nua e crua!

Esta consciencialização deu-se antes de experimentar o Trello. Foi nesse momento que me apercebi de que tinha de mudar o foco e a forma de me organizar.

Revi as minhas tarefas, otimizei-as, resolvi as pendências que faziam sentido, deixei para trás o que estava fora de prazo e recomecei.

Algum tempo depois, e devido a alterações organizativas, tornou-se necessário usar uma ferramenta mais colaborativa e a eleita foi o Asana. Já lá vão quase dois anos de uso, sempre com altos níveis de satisfação.

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Também uso o Asana ao nível pessoal, como podes ver na imagem acima.

É perfeito para colaborar, para estruturar as tarefas pela sua data de conclusão (datas de conclusão e recorrência são duas características muito importantes para mim).

Conceitos do Asana a reter:

  1. Workspace – Espaço, colaborativo ou não, onde se guardam projetos. Na versão base, podem ser adicionados até 15 utilizadores por workspace.
  2. Projeto – Aplicável ao conceito como normalmente o conhecemos.  Cada projeto pode ter uma infinidade de secções, tarefas e sub-tarefas. A menos que o criador de um determinado projeto o defina como privado, todos os membros de um workspace podem ver os vários projetos e suas tarefas.
  3. Tarefa e sub-tarefa – O que há para fazer dentro de cada projeto. Podem ser atribuídas a um membro do workspace, calendarizadas, anotadas e pode-se juntar-lhes anexos, permitindo que toda a informação fique guardada num só local e acessível a todos. As alterações ficam registadas com o nome do modificador e com a data em que se deram.

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Exemplo de uma tarefa.

As tarefas podem ser vistas sob a forma de lista, ou num calendário disponibilizado pela aplicação.

Eu uso a versão base, gratuita, que tem funcionalidades mais do que suficientes para o quotidiano de quem trabalha numa organização de tamanho pequeno, ou médio. Há inclusivamente várias funcionalidades úteis que acabo por não usar, como a possibilidade de conversar com outros membros de um workspace dentro da aplicação (ótimo para trocar ideias e manter todos a par das novidades relacionados com um projeto, ou tarefa), ou registar o tempo dedicado a cada tarefa, usando uma app disponibilizada para o efeito.

Uma das possibilidades desta aplicação que me faz apreciá-la consideravelmente é a facilidade com que podemos transformar um email numa tarefa, através de endereços pré-configurados para cada projeto. Assim, quando recebo um email no Outlook que quero transformar numa tarefa é só reencaminhá-lo para o Asana, et voilá!

Como podes ver, as possibilidades do Asana são imensas e, sinceramente, não quero usar mais nenhuma aplicação, pois esta realmente funciona.

Para gerir as tarefas a um nível mais micro, para planear cada dia antecipadamente, para anotar recados e os pedidos que chegam por boca, uso uma agenda (no trabalho) e um bloco de notas (ao nível pessoal).

E, para ter uma noção global de como será cada mês, uso o meu quadro branco de estimação.

Então, em resumo, depois de muito experimentar neste campo, várias ferramentas testadas mais tarde, alguns métodos postos em prática, cheguei à conclusão que o método que melhor funciona para mim tem 3 bases:

  1. Asana
  2. Agenda/bloco de notas
  3. Quadro branco

E tu, como geres as tuas tarefas? E que métodos recomendas?

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