8 ferramentas de produtividade que recomendo

Ferramentas produtividade

Sendo claro que, para manter a nossa produtividade em alta, a solução, ensina-nos Leo Babauta, passa por simplificar, há, ainda assim, ferramentas que, pela sua utilidade, não quero deixar de te recomendar: uma aplicação de gestão de tarefas surpreendente, formas de guardar informação digital e aplicações para manter o email sob rédea curta.

Vamos a isso?

Gerir tarefas

Trello

Para começo de conversa, criei um quadro público (aqui), para teres uma ideia das possibilidades desta aplicação. Se visitares o site deles, tens lá um tour de cortar a respiração.

Podes criar listas e, dentro destas, cartões, que são o equivalente a projetos e tarefas. É possível adicionar todo o tipo de informação a cada cartão, desde imagens a checklists.

E, o melhor de tudo, mudar as coisas de lugar é incrivelmente fácil: basta arrastar. Para quem funciona melhor ao nível visual isso é extraordinário. Foi o que achei durante o período em que usei a aplicação (cerca de 6 meses).

O Trello também está disponível para Android e iOS.

Aconselho vivamente a que o experimentes!

Porque não o uso? Dadas as necessidades da organização em que trabalho, o Asana torna-se melhor para colaborar.

Gerir eventos

Google Calendar

Que dia é hoje? Dia 28 calha a que dia semana? No próximo sábado que dia será? Que seria de nós sem um calendário?

O Google Calendar veio para ficar. Não é o calendário esteticamente mais apelativo, mas é, sem sombra de dúvida, o mais prático. E está em todo ao lado. Até quando faço as compras do supermercado online posso automaticamente juntar ao calendário uma notificação da data e da hora de entrega. Que tal?

Não uso muito a versão desktop, mas no telemóvel é-me extremamente útil. Ultimamente, utilizo sobretudo a funcionalidade dos lembretes, para me recordar de pequenas coisas que tenho para fazer ao longo do dia.

Arquivo de ficheiros

Ficheiros, fotos, músicas, aplicativos. Guardamos toda esta informação digital no nosso computador, não é? E, um belo dia, o dito avaria e a única solução é a formatação, ou a substituição. Em qualquer dos casos, é muito provável que percas informação. A mim, pelo menos, já me aconteceu algumas vezes. Não tinha backups e não foi bonito…

Portanto, guardar ficheiros no computador está completamente out! Guarda-os, isso sim, na Núvem!

Opções Cloud não faltam hoje em dia, porém vou falar apenas de duas: Dropbox, que uso para colaborar (com colegas, por exemplo), e Meo Cloud, ao nível pessoal.

Dropbox

Amplamente conhecida e reconhecida, esta é uma forma prática de guardar e partilhar ficheiros. Facilmente integrável e acessível através do sistema de ficheiros, é ótima para quem usa computadores diferentes (em casa e no escritório, por exemplo) e não quer correr o risco de mexer em versões erradas de ficheiros.

Meo Cloud

Esta é outra boa opção, vantajosa porque oferece muito mais espaço de armazenamento.

Aqui guardo todos os ficheiros que preciso para o blogue (fotos, textos em que estou a trabalhar, imagens inspiracionais, projetos concluídos…), bem como os meus documentos pessoais.

app para telemóvel permite que as fotos sejam automaticamente lá carregadas (desde que haja uma ligaçao à Internet). A outra vantagem da app é, claro está, ter os ficheiros sempre disponíveis na palma da mão.

Gestão de correio eletrónico

Unroll.me

Parece que passamos o tempo a apagar emails de spam, não é? Pedimos a remoção do nosso endereço de uma lista, mas será que o retiram mesmo?

Tenho uma solução! Unroll.me!

Trata-se de uma aplicação que te permite gerir subscrições, desde o seu cancelamento, até decidir quando, e como, queres receber as subscrições que consideras válidas: podes definir se queres as tuas subscrições entregues na tua inbox, ou numa outra pasta, e se queres recebê-las de imediato, ou uma vez por semana, por exemplo, para as consultares quando for oportuno.

Sim, esta ferramenta irá ajudar-te a diminuir consideravelmente a quantidade de mails que recebes.

Para quando um equivalente para o correio físico? Xô, publicidade não solicitada!

(Ah, e por falar em subscrições, já subscreveste a Newsletter do It’s (not) so simple? Grata!)

Boomerang

Se gostaste da anterior, vais adorar esta, porque a marca Boomerang é especialista em gestão de email e disponibiliza várias funcionalidades úteis.

Aquela que habitualmente uso é o Boomerang for Gmail. Uso o Gmail ao nível pessoal e o Boomerang é-me útil nas seguintes situações:

  1. Se eu tiver de enviar um mail que precisa de resposta premente, estipulo, antes do envio, que o Boomerang o deverá o retornar à minha caixa de entrada ao fim de um dado período. É possível estipular, inclusivamente, em que condições deve retornar: se não foi lido, ou respondido, ou, ainda, em qualquer caso.
  2. Se eu quiser enviar um mail num momento específico no futuro (um mail de parabéns ao meu primo que faz anos na próxima semana, quem sabe), posso definir a data em que a mensagem deve sair da minha caixa.
  3. Os mails recebidos também podem regressar à Inbox. Escolho ser relembrada do valor das faturas digitais em débito direto no mês seguinte: agendo o retorno do mail à Inbox no início do mês do seu pagamento, para não me esquecer de incluir o valor no orçamento corrente.
  4. É igualmente possível usar o Boomerang para agendar email recorrentes.

Visita o site da Boomerang e fica a conhecer a sua versão para Outlook (podes experimentar durante 30 dias, mas torna-se paga após esse período), o seu calendário, que é gratuito e integra com o Gmail, o Email Game (excelente para ganhar o hábito de zerar a Inbox) e o Inbox Pause (o nome diz tudo).

Gestão de passwords

LastPass

A nossa segurança online é um assunto muito sério. Saber que as nossas passwords estão salvaguardadas é um descanso. Para além do sossego que é não ter de estar permanentemente a recordar nomes de utilizador e palavras passe..

LastPass: instala-se como uma extensão no browser e guarda, a pedido do utilizador, todos os dados de acesso. Prático!

Podes usá-lo em várias plataformas, inclusivamente no teu telemóvel.

Keepass

Ainda sobre o tema da segurança de passwords, esta pequena aplicação vale mesmo a pena. É gratuita e muito útil.

Vai ao site, descarrega a última versão e instala-a nos computadores que usas. Depois, cria uma base de dados de passwords. Podes, na verdade, criar as bases de dados que quiseres: uma pessoal e outra para o trabalho, porque não?

É possível salvar usernames, passwords, URLs e toda uma infinidade de informação relevante para cada um dos sites que adicionas. Podes guardar as tuas bases de dados onde quiseres (na Cloud, ou numa flash USB) e ficam acessíveis a partir de qualquer computador que tenha o Keepass instalado. E assim ficas com uma espécie de cofre. Simples, não?

E cá estão as 8 aplicações que recomendo para aumentar a tua produtividade.

Já conhecias alguma delas? Achas que te podem trazer benefícios? Que aplicações de produtividade recomendas?

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