Email = Bicho Papão? Vem domar a tua Inbox!

My Gmail

A minha Inbox

No outro dia, em jeito de desabafo desesperado, alguém me dizia que o Email é “um verdadeiro cancro, que cresce e cresce sem parar!” Não é uma comparação bonita, mas dá para perceber: o Email parece indomável!

É de manhã, a jornada começa, e abres a tua caixa de correio eletrónico para ver o que o dia tem preparado para ti.

Para além do spam e da publicidade que inundam a tua Inbox, há vários pedidos, sempre em tom de urgência, que chegam até ti: “faz isto, responde àquilo, envia-me o ficheiro Z, agora o Y, decide o que fazer em relação a X…” Quando dás por ti, são horas de almoço e parece que ainda não fizeste nada de produtivo, embora tenhas passado mais de 3 horas em modo super atarefado.

Por mais regras que estabeleçamos, e ainda que tentemos a todo o custo estar sempre a par do que chega, esta é uma batalha que parece perdida à partida.

Será?

Vamos fazer um pequeno exercício. Consulta a tua caixa de correio e vê todos os mails que recebeste nas últimas 48 horas. No meu caso, e apenas no mail pessoal, tenho o seguinte:

  1. Aceitação de um compromisso
  2. Indicação de que o backup do blogue foi concluído
  3. Forward de um mail para meu conhecimento
  4. Confirmação da encomenda do supermercado
  5. Troca de mails com uma amiga para marcar um encontro
  6. Um lembrete do meu serviço de cabazes de frescos
  7. Quatro newsletters que subscrevi
  8. Várias mensagens do OLX relacionadas com os meus anúncios
  9. Alguns emails de publicidade, a maior parte deles nem sei como aqui vem parar, e cuja subscrição tentei cancelar (terei conseguido?)

E não fui à caixa de spam, ou a lista seria infindável.

Onde quero chegar? Gerir emails é realmente duro e cansativo e exige que se esteja permanente a tomar decisões. E tomar decisões a toda a hora esgota qualquer um.

Bom, não tenho todas as receitas para acabar com este “fardo”. Vou apenas partilhar contigo algumas dicas que acho que facilitam esta tarefa quase hercúlea.

Irei focar-me em duas vertentes: Gmail e Outlook.

Gmail

Uso-o a nível pessoal e aqui recebo faturas, mails de amigos e subscrições. Também o uso para gerir o mail do blogue.

É bastante versátil e gosto sobretudo do seu poderoso e certeiro filtro de spam.

Características úteis do Gmail que facilitam a gestão do correio:

  1. Permite a criação de pastas, chamadas de marcadores, para ajudar no arquivo/classificação de mensagens. Eu criei vários marcadores, entre os quais “It’s (not) so simple” (este é óbvio…), “Later”, para temas que tenho de tratar no futuro, “To Dos”, para afazeres, e “Waiting”, onde guardo informação sobre o que está em espera.
  2. Podes criar os marcadores que bem desejares, facilitando assim a gestão da informação que recebes por esta via.
  3. Pode ser usado para receber e enviar correio de diversas contas de mail, mesmo de fornecedores não Google. Nas definições, podes estipular de que encaminhamentos precisas e que contas de correio queres usar.
  4. Podem ser criados os mais variados filtros. Esta opção é muito útil para enviar alguns itens para o arquivo diretamente, sem que passem pela caixa de entrada, por exemplo, ou para encaminhar alguns temas para um outro endereço, ou pasta.
  5. Podes juntar-lhe o Boomerang e potenciar as opções disponíveis.
  6. Podes jogar o Email Game e zerar a Inbox num abrir e fechar de olhos.

Outlook

Uso-o profissionalmente e, como recebo e envio dezenas (ou serão centenas?) de mails ao longo do dia, torna-se essencial para gerir a informação.

Funcionalidades que mais uso e aprecio:

  1. Muito versátil em termos de apresentação da informação, desde a posição do painel de leitura, ao destaque a dar às barras laterais e às colunas de cada pasta.
  2. Pode ser usado para gerir calendário e contactos.
  3. Permite a classificação das mensagens por categorias personalizáveis.
  4. A qualquer momento pode ser posto em modo offline, para evitar interrupções constantes e ajudar à concentração.
  5. Permite protelar o envio de mensagens: na versão 2010, Separador “Opções”-> “Atrasar Entrega”.
  6. Podem ser criadas pastas, e subpastas, ad infinitum, o que facilita a gestão e a pesquisa de informação.
  7. A funcionalidade de regras é extremamente útil, à maneira dos filtros do Gmail. Destaco a possibilidade de configurar o envio de uma mensagem pré-definida para um tipo de destinatário.

Independentemente da forma como escolhes aceder aos teus mails, o mais importante é seres tu a geri-los sem deixar que eles te giram a ti.

Os meus truques

Não sou infalível na gestão do correio eletrónico, nem pouco mais ou menos, e acho que passo demasiado tempo a olhar para a caixa de entrada, tempo esse que podia usar em tarefas mais produtivas, mas considero que isto é um processo.

A partir do momento em que se toma consciência de que estar sempre na caixa de entrada transtorna a produtividade, há que tentar alcançar um estado de melhoria.

Assim, deixo-te seguintes dicas, que advêm da minha experiência com o mail mais ao nível profissional. O mail pessoal, por ser em menor quantidade, está, regra geral, controlado.

  1. Estipular o melhor momento para consultar a(s) caixa(s) de entrada.

Eu recebo muitos pedidos de tarefas por mail. Algumas vezes, esses pedidos têm caráter urgente. Ao longo do tempo, tenho tentado o melhor dos dois mundos: não estar permanentemente a verificar o correio, sem deixar de responder a algo potencialmente urgente. Não é fácil.

Consultar o mail logo de manhã faz com que usemos o nosso tempo potencialmente mais produtivo para responder a pedidos de outras pessoas, logo não é boa ideia. Porém, estar em falta para com alguém que me enviou um pedido no final do dia anterior também não é aconselhável.

Então, vou experimentando: há dias em que vejo o mail mal me sento em frente ao computador e outros em que só o faço depois de ter concluído uma tarefa que tinha estipulado para aquele dia.

As segundas-feiras são particularmente sensíveis neste ponto: há muitas pessoas que aproveitam o fim se semana para pôr o mail em dia (?!) e acabam por me enviar pedidos nessa altura.

No cômputo geral, consultar o mail uma vez de manhã e uma vez à tarde acaba por ser, na maior parte dos casos, mais do que suficiente.

  1. Limpar a Inbox

A caixa de entrada é um bicho difícil de domar. Ainda que distingas as mensagens por categorias, uses marcadores (as famosas bandeirinhas vermelhas do Outlook), marques as mensagens como não lidas, os mails serão sempre difíceis de gerir dentro da caixa de entrada: a partir do momento em que há novas mensagens a entrar a todo o momento, a batalha jamais será ganha.

O que faço é o seguinte:

a) Se o Email pode ser transformado numa tarefa (um afazer com um prazo), é reencaminhado para o Asana (a minha aplicação de gestão de tarefas), onde fica categorizado e é-lhe atribuída uma data de conclusão.

b) Se o tema da mensagem não entra nas minhas incumbências, faço forward da mesma para quem de direito.

c) Se, para levar a cabo a tarefa, preciso do input de outra pessoa, encaminho-lhe o mail e envio uma cópia para o Asana, para poder fazer o seguimento devido.

d) Se a mensagem é meramente informativa, arquivo-a de imediato numa pasta a que chamei “@Resolvido”, para onde vão todos os mails já processados.

e) Se se trata de um item para referência futura, vai para a pasta “@Referência”.

f) O lixo é apagado. No entanto, verifico se tenho forma de deixar de receber mails daqueles (clico no link de remoção, ou uso a funcionalidade de bloqueio do remetente).

g) Se me aperceber de que há ações de gestão de Email que começam a tornar-se muito frequentes, crio uma regra para lidar com elas: tenho uma pasta chamada “Publicidade” para onde faço seguir diretamente mensagens que não quero ver na minha caixa de entrada, mas que podem servir para referência (compras a um determinado fornecedor, por exemplo).

Uma Inbox limpa é um descanso para a mente: o segredo para não stressar em demasia com o correio eletrónico é manter a Inbox controlada, decidindo, o mais depressa possível, o que fazer com cada item que entra.

  1. Não deixar que o Email controle o nosso dia

Desliga as notificações de entrada de novos mails. É perturbador e corta a tua produtividade. E fecha a aplicação quando não está a ser usada, para minimizar a tentação de verificar se há novos mails.

Para mim, que tenho de enviar mails ao longo de todo o dia, não é fácil ter a aplicação fechada. O que fiz foi cancelar o recebimento automático de mensagens e estas só serão descarregadas quando eu pressionar a tecla F9.

  1. Envia menos mails

Usa o teu poder de síntese, mas envia sempre toda a informação relevante, para evitar trocas de mails infinitas sobre um mesmo tema. Se te parece que o mail não vai resolver, telefona, ou fala pessoalmente.

Quanto menos mails enviares, menos mails receberás. A forma como envias mails ensinará as outras pessoas sobre a forma como também os queres receber.

Se pensarmos que ainda nem há 20 anos o mail não era mais do que uma forma de trocar imagens e textos humorísticos e que ninguém se importava se tinha, ou não, mails por ler, custa a acreditar que sejamos agora quase seus escravos, sentindo uma pressão tremenda para estar a par do que nos é enviado.

Sim, é verdade que o mail veio para ficar e que o correio tradicional caiu em desuso. O correio eletrónico é, muito provavelmente, o futuro de toda a comunicação, pelo menos em contexto de trabalho. Por isso, convém que saibamos como lidar com ele, sem que ele tome conta de toda a nossa vida.

Tenho a certeza de que ninguém quer passar o resto das suas vidas a responder a Emails!

Conta-me os teus truques para lidar com o teu correio. E como achas que seria nossa vida se não tivéssemos tantos mails para gerir?

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