Como simplificar a gestão da agenda familiar

como-simplificar-a-gestao-da-agenda-familiar

Partilho contigo o texto que escrevi para a edição de Novembro de 2016 d’O Pequeno Saloio. Podes saber tudo sobre esta colaboração neste post.

A edição deste mês inclui artigos extremamente interessantes sobre a enurese noturna, a disfunção osteopática craniana, uma reflexão sobre por que é que as pessoas mentem, entre outros textos de grande utilidade. E não esqueçamos as receitas, os passatempos e as sugestões culturais!

Se quiseres adquirir uma cópia, contacta-me.


As nossas agendas estão preenchidas com um número interminável de acontecimentos, tanto da esfera pública, como da privada. Sendo nós seres sociáveis, temos uma diversidade incrível de papéis a desempenhar nas nossas vidas pessoais, sociais, familiares e profissionais. Estes afazeres consomem, em permanência, a nossa disponibilidade.

Se lidar com a agenda individual é um desafio de dimensões consideráveis, gerir a dos vários elementos de uma família parece uma aventura cheia de peripécias: reuniões, consultas médicas, atividades extracurriculares, aniversários, festas…

É frequente algumas destas obrigações serem incompatíveis entre si, por exemplo em termos de horário, e é necessária muita “ginástica” para não falhar nenhum compromisso.

Para além disso, hoje em dia vivemos vidas extremamente velozes, com imenso para fazer e muito pouco tempo disponível. Ter compromissos em excesso resulta numa sensação de desorganização, de descontrolo e de que estamos permanentemente imersos no caos.

Paralelamente, a angústia por chegar fora de horas aos compromissos, ou de não conseguir atingir os nossos objetivos, leva a constrangimentos internos. Parece-nos que estamos a falhar perante as outras pessoas, que não sabemos respeitar as regras nem os sentimentos de quem espera por nós.

Achamos que estamos sempre na berlinda, perdendo algo importante, ou caindo nas bocas do mundo. É com esta visão extremista que o nosso subconsciente nos prega partidas, fazendo-nos sentir permanentemente em esforço e aquém das nossas capacidades.

É meu dever dizer o seguinte: todos temos o direito de nos atrasarmos de quando em vez. Todos podemos esperar, e fazer esperar, uma vez por outra. Sobretudo quando temos crianças pequenas sob a nossa alçada…

De qualquer forma, o meu propósito hoje é disponibilizar algumas estratégias para lidar melhor com agendas sobrecarregadas e (quase) descontroladas.

Consideramos a organização e o método importantes: fazemos listas em papel, usamos o computador para gerir os nossos afazeres e/ou recorremos aos nossos telemóveis. No entanto, quando damos por isso, tudo voltou a fugir do nosso controlo e recomeça o desespero.

Tendo em mente a simplificação da nossa vida, deixo aqui algumas ideias que poderão ser úteis a quem quer, de uma vez por todas, retomar as rédeas dos seus afazeres.

1 – Aprender a delegar!

A primeira coisa que devemos interiorizar é que todo o ser humano é finito. Ninguém consegue estar em todo o lado, nem fazer tudo o que há para fazer. Sou muito dada à sabedoria popular e há um provérbio que gosto de repetir, como forma de recordar (nem que seja só a mim própria!) que não se pode fazer tudo: “Quem muitos burros toca, algum deixa para trás”!

Pedir ajuda ou passar tarefas a outras pessoas não é um sinal de fraqueza: ninguém vai pensar menos de nós se chegarmos à conclusão de que não conseguimos fazer tudo o que temos à nossa frente. Quem gosta de nós terá todo o prazer em ajudar-nos!

Delegar tarefas que sabemos que outra pessoa pode fazer sem problemas, quer no âmbito profissional (atender o telefone, ou pedir um orçamento), quer no pessoal (lavar a loiça, ou dobrar a roupa), é o primeiro passo a dar.

2 – Parar de fazer tarefas sem sentido e agrupar as que são repetitivas.

Se está limpo, para quê limpar de novo? Se for possível reservar uma hora do dia só para responder a emails, façamo-lo de uma só vez!

Remover/otimizar afazeres e limpar a lista de tarefas ajuda a libertar o nosso tempo para o que realmente tem utilidade.

A revisão periódica da lista de afazeres é essencial na gestão da nossa disponibilidade. O nosso tempo é precioso e o tempo perdido jamais será recuperado! Por isso, ter a certeza de que o estamos a empregar da melhor forma é fundamental.

Afinal de contas, todos gostamos de ter o maior número de ocasiões para realizar as atividades que realmente nos dão prazer, como passear, brincar com os nossos filhos, ler um bom livro, etc.. Quando estamos sobrecarregados com compromissos, nada disto é possível!

3 – Deixar a agenda respirar!

Não, não se trata de pô-la ao ar, nem de carregá-la na mão, ao invés de na mala…

Depois de remover as tarefas inúteis, devemos começar a olhar para a nossa agenda e a geri-la de outra forma. Não enchê-la em demasia é o segredo para salvaguardar a preciosidade do nosso tempo e manter a nossa sanidade mental.

Devemos passar a deixar mais espaço entre cada compromisso e a definir apenas um número razoável de afazeres para cada dia.

É bastante provável que uma lista com 20 itens fique por concluir. Já uma lista com 3 itens será mais fácil de completar. No final do dia, saber que essas 3 tarefas foram cumpridas vai dar-nos muito mais alento.

Não conseguir chegar ao fim da nossa lista faz-nos sentir desmotivados e, dessa forma, torna-se mais fácil ceder à procrastinação. E nós não queremos isso!

4 – Implementar um sistema de gestão da agenda familiar.

Gerir os compromissos pessoais é tendencialmente mais fácil: usamos uma agenda em papel, confiamos no telemóvel, ou depositamos uma confiança cega nos nossos neurónios. Esta última é só para quem tem mesmo muito boa memória. Se for o seu caso, como o invejo! Mas uma inveja boa, ressalve-se…

No entanto, quando há mais pessoas envolvidas, estes sistemas não têm tão bons resultados.

Algumas pessoas usam calendários virtuais partilhados e essa poderá ser uma opção a explorar, sobretudo para alguém dado às tecnologias e com acesso à Internet. Nesse caso, recomendo o uso do Google Calendar, uma ferramenta versátil e potente e que atualmente uso para guardar os aniversários importantes e para registar compromissos futuros.

Porém, a gestão dos compromissos da minha família ficaria incompleta se não usássemos um outro método: um quadro branco!

Não se trata de nada de muito elaborado: escolhemos um modelo económico e com as dimensões certas para afixar na lateral do frigorífico, que é um local que vemos todos os dias. Adicionámos um marcador próprio e, desta forma muito simples, ficou mais fácil gerir as consultas dos miúdos, os aniversários da família e dos amigos, as festas, os eventos importantes da escola e tudo o resto.

Quando precisamos de saber se temos algo agendado para uma determinada data, basta olhar para o quadro e confirmar se estamos disponíveis. E agora é muito mais fácil lembrarmo-nos dos nossos compromissos!

Como mantenho o método em funcionamento? No início do mês apago as anotações anteriores e, com a ajuda de um calendário, atualizo para o mês corrente: escrevo os dias, quem faz anos e as marcações que já temos. Acrescento as novas solicitações à medida que nos vão chegando.

Para mim, o sucesso deste método assenta na sua visibilidade: ajuda a que os compromissos sejam mais fáceis de recordar e, para além disso, todos os envolvidos podem vê-lo e interagir com ele. Bom, por enquanto, e lá em casa, só os adultos é que o fazem. Mas, à medida que as crianças forem crescendo, passarão também a usá-lo.

O facto de haver um sistema para administrar a agenda familiar vai também dar aos mais novos as fundações de que precisam para aprenderem a gerir o seu próprio tempo da melhor forma.

Se ainda não o faz, comece o quanto antes a simplificar a sua agenda e verá os benefícios que irá recolher dessa experiência.

Share

8 thoughts on “Como simplificar a gestão da agenda familiar

    1. Olá Carolina.
      Eu é que agradeço a visita e o comentário 🙂
      Fico muito feliz por as minhas dicas terem sido úteis.
      Tudo de bom! :*

    1. Obrigada, Sofia.
      Vamos tentando, vamos tentando… 😉
      Sem dúvida alguma que o maior “truque” é não encher a agenda em demasia e deixar certas coisas ir.
      Beijos!

  1. Oh minha querida admiro bastante a tua organização e o facto de a partilhares connosco. Dando sempre tantas dicas, que afinal têm como principal objectivo, ajudar-nos a ter uma vida melhor! É muito bonito o que fazes e estás de parabéns por isso!
    Excelentes dicas que partilhas aqui hoje ( mais uma vez).
    Beijinho grande*

    1. Ensinamos o que precisamos de aprender, não é? 🙂
      Ajudar quem me lê é um grande, grande prazer.
      Obrigada pelas tuas palavras, querida Catarina.
      É um gosto ter-te desse lado.

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *