5 grandes vantagens de usar um quadro branco para organizar compromissos

 

o-quadro-branco-e-a-gestao-de-compromissosAcontece com todos nós. As nossas listas de tarefas e compromissos são infinitas. Parecem não ter termo. Jamais. Tarefas e tarefas e mais tarefas. Listas com itens a perder de vista, que queremos checar na totalidade e de uma vez por todas. No entanto, não conseguimos.

O fim não está à vista.

As solicitações surgem a um ritmo frenético: entre a vida pessoal, social, familiar e profissional há inúmeros detalhes e afazeres que ocupam os nossos dias, pesam nos nossos ombros, enchem as nossas agendas e nos fazem sentir como que à beira de um ataque de nervos!

Já falámos sobre fazer menos e sabemos que, muitas vezes, a única solução é mesmo deixar ir, deixar cair, desapegarmo-nos. Ainda assim, há que reconhecer, por muito que se diminuam os afazeres e se deixe cair as tarefas menos importante/gratificantes, a nossa agenda terá sempre itens que necessitam da nossa gestão e/ou supervisão.

Como gerir todos os compromissos? Os métodos são diversos: agenda em papel, agenda no smartphone, Google Calendar, Outlook, listas de tarefas, notas escritas em papelinhos, que correm o sério risco de serem perdidos, ou esquecidos. E há quem confie na sua memória, que é, no mínimo, falível.

Depois de experimentar vários métodos diferentes, descobri que me aborrece andar com uma agenda de um lado para o outro (porque me enche/pesa na mala…), que não posso confiar na minha “linda” cabecinha e que o telemóvel fica sem bateria mais vezes do que eu gostaria. Tive de me render às evidências e mudar de método de gestão dos meus compromissos.

Trabalho em Recursos Humanos e, na minha área de trabalho, tudo tem prazos e dias específicos de entrega. Não posso falhar em reportes a entidades oficiais, nem em datas de pagamento, ou ficarei em apuros.

Assim sendo, no escritório onde trabalho implementámos a metodologia do quadro branco. Dividimo-lo com fita preta, de modo a haver um retângulo para cada dia útil do mês e aí a área administrativa anota as tarefas a cumprir por data.

Ganhei, automaticamente, cinco grandes vantagens:

  1. Só por olhar para o quadro, sei logo o que tenho para fazer e em que momento do mês.
  2. Consigo gerir melhor a divisão de tarefas ao longo desse período de tempo.
  3. As outras pessoas, nomeadamente a chefia, que é quem nos passa mais tarefas, fica com uma noção das alturas de pico de trabalho.
  4. Impacto tremendo na minha produtividade.
  5. Menor probabilidade de falhar prazos.

Depois de vários meses de sucesso nesta experiência, decidi arranjar um quadro também lá para casa (um pouco mais pequeno), para poder anotar os compromissos pessoais e familiares. Colei-o à lateral do frigorífico, e assim podemos vê-lo sempre que é necessário confirmar o que temos para fazer em determinado dia. Por baixo desse quadro, tenho um calendário do ano corrente, para ajudar à organização da agenda familiar.

O quadro branco tem sido o meu grande amigo, ajudando a não falhar compromissos sociais, tais como festas de aniversário, ou familiares, como consultas dos miúdos.

Como podes ver, um quadro branco pode ser um grande aliado para quem uma agenda plena de compromissos pessoais e familiares.

Observa:

  1. Todos os interessados podem ver em que alturas do mês há compromissos e qual a sua envolvência nos mesmos.
  2. Para pessoas que funcionam bem com métodos altamente visuais, como é o meu caso, é uma forma excelente de recordar o que há para fazer e quando.
  3. Se for necessário marcar um novo compromisso, é fácil ver se a agenda o permite.
  4. É muito mais provável lembrares-te dos teus compromissos: novamente o método visual em ação.
  5. Todos podem interagir com o quadro.

Convém mencionar que continuo a usar uma agenda no trabalho, para anotar pequenas tarefas que me chegam, as férias dos colegas, ou ainda alguns recados. E uso a agenda do telefone para me recordar de ir à lavandaria, ou quando devo carregar o passe mensal, por exemplo.

No entanto, é o quadro branco, tanto em casa, como no trabalho, que me permite ter um panorama geral e preciso de como irá decorrer cada dia, cada semana e cada mês.

Terei oportunidade de falar mais sobre gestão de tarefas, e temas análogos, durante o mês de Abril, mas não quis deixar de partilhar estas dicas contigo, pois acho-as fundamentais para quem quer ter a sua vida pessoal o mais organizada possível.

E tu, como geres os teus compromissos? E como garantes que não te esqueces de nada? Difícil, não é? Partilha as tuas dicas!

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2 thoughts on “5 grandes vantagens de usar um quadro branco para organizar compromissos

  1. Adorei a ideia. Vou experimentar aqui por casa e principalmente no quarto da menina mais nova cá de casa, porque acredito que quanto mais cedo aprendermos a gerr tempo e tarefas, mais organizados e funcionais nos tornamos, abrindo lugar para o essencial.

    Grata minha querida 🙂

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